Współpraca - to termin dotyczący osób, które aby uzyskać wymierne korzyści ze swojej pracy zobowiązani są kooperować na płaszczyźnie partnerstwa z drugim człowiekiem, opierając  współdziałanie o płynną  komunikację, dążąc do wyznaczonego wspólnie celu, a także mając na uwadze ewolucję założeń projektu.

Komunikacja, cel i ewolucja – to trzy unikatowe części tworzące definicję współpracy. Jak więc zbudować trwałe fundamenty pod rozwój Twojego zespołu?

W tym tekście przyjrzymy się pierwszemu elementowi - Komunikacji

Komunikacja

Efektywna komunikacja to spoiwo łączące zespół w silna drużynę. Zanim jednak spojrzymy jak stworzyć dobry dialog wewnątrz zespołu, bardzo ważne jest przeanalizowanie co się dzieje kiedy członkowie zespołu nie rozmawiają lub rozmawiają niewłaściwie.

Słaba komunikacja tworzy Efekt silosu, gdzie każda jednostka pracuje zawzięcie nad swoją listą zadań nie patrząc na większy obraz dla całego projektu. W skrócie: Efekt ten powoduje sytuację gdzie członkowie zespołu powtarzają pracę innych lub posiadają konfliktowe projekty, które spowalniają produktywność i oddalają sukces. Tworzy to nieustanne przerwy i kontrole, aby każdy członek zespołu był na tym samym poziomie wykonanej pracy. Kiedy zauważasz problemy z komunikacją to najwyższy czas, aby ustalić zasady rozmów między twórcami projektu

Zasady komunikacji - podstawowe informacje

Przerywniki to jedne z najbardziej uciążliwych niszczycieli produktywności. Badania pokazały, że kiedy osoba zostaje wyrwana z zadania na którym była mocno skupiona, to potrzeba nawet 25 minut, aby wrócić do stanu sprzed przerwy. Podstawowe zasady służą zapoznaniu się z jakimi typami rozmówców mamy styczność w zespole i jak w najlepszy sposób inicjować z nimi konwersację.

Punkt wyjścia dalszych rozważań stanowią pytania: Kto? Kiedy? Gdzie?

Kto?

Należy rozróżnić wytwórcę od managera. Wytwórcy (developerzy, designerzy, copywriterzy) potrzebują długiej nieprzerywanej pracy bez żadnych rozpraszaczy aby prawidłowo wykonać pracę. Managerzy, natomiast, potrzebują efektywnych spotkań i dobrych, działających systemów z których uzyskają aktualizacje statusów danego projektu.

Prosty koncept, ale jak przełożyć go na praktykę w firmie? Najlepszym rozwiązaniem jest aby to zespół wyłonił spośród siebie osoby adekwatne na stanowiska:

- Wytwórcy,

- Managera,

- lub połączenie obu funkcji.

Kiedy?

Gdy już przyporządkowaliśmy role, możemy zacząć się zastanawiać jak stworzyć środowisko pracy bez przerywników i organizować efektywne spotkania. 

Wytwórcy są najbardziej zaangażowani w pracę kiedy:

- są słabo dostępni na mailach lub chatach (lub w ogóle niedostępni)

- nie odpowiedzą na pytanie natychmiast - i nikt się nie może spodziewać, że taka będzie

- ich kreatywny czas jest zablokowany i widoczny na kalendarzach wszystkich w zespole

- nie uczestniczą w tym czasie w spotkaniach

- nawet szybkie pytanka do nich muszą poczekać!

Koszt przerywania twórcom ponosi jednocześnie firma jak i sam wytwórca ze względu na zastopowanie kreatywnego procesu wytwórczego. Ważne jest aby Wytwórcy mieli autorytet i szacunek do ustalania własnych granic na czas, w którym przerywanie im jest zabronione.

Menadżerzy są najbardziej zaangażowani w pracę kiedy:

- agendy, plany i zadania są jasno ustalone i zdefiniowane,

- systemy są wdrożone na określanie dostępności członków zespołu,

- ważne spotkania zaznaczone są jako "nie przeszkadzać",

- nie wymuszają regularnych aktualizacji słownych od twórców,

- zespół jest dostępny na chatach i mailach

Menadżerzy starają się usuwać blokady dla twórców. A wiec trzeba planować spotkania z twórcami uważnie, aby nie poświęcali czasu, który wyznaczyli na produktywne wytwarzanie produktu.

Jeśli jesteś Wytwórcą (porada):

- Stwórz sobie dni "bez spotkań" w kalendarzu i przeznacz je na skuteczną pracę wymagającą zaangażowania.

- Zaznacz czego potrzebujesz w takim czasie.

- Daj znać zespołowi - poinformuj kiedy będziesz niedostępny i kiedy powrócisz.

Jeśli jesteś Menadżerem (porada):

- Spotykaj się z Wytwórcami przynajmniej raz w tygodniu kiedy wiesz, że nie są skupieni na pracy.

- Pytaj Wytwórców o ich harmonogram i planuj według ich potrzeb!

Gdzie?

Twoi współpracownicy są pod ręką? Wystarczy przejść 3 kroki i jesteś przy ich stanowisku? Można pomyśleć, że najlepiej współpracować zadając pytania osobiście, ale zdecydowanie lepiej używać do tego aplikacji chatowych. Zadziałają nawet szybciej niż przejście tych 3 kroków, a dodatkowym plusem jest to, że wszystkie ustalenia zostaną spisane w historii konwersacji. Takie rozwiązanie pomoże też pozostałym na wgląd i sprawdzanie zapisanych założeń. Jeśli pracujesz zdalnie lub nie wszyscy Twoi pracownicy są w biurze, ważnym jest ustalenie kanału komunikacji służącym dłuższym rozmowom. Meetingi powinny być zapisane w systemach typu Confluence, na mailach lub/i przeprowadzane w formie video-chatu.

Co z raportami prac? Oczywistością jest, aby wszystko związane z projektem umieszczać w jednym miejscu do którego dostęp ma cały zespół. W Virtual Services korzystamy z JIRA, dzięki czemu pracując na tablicach Scrumowych wszyscy maja dostęp do :

- zarządzania projektami,

- odpowiedniej dokumentacji,

- zarządzaniami poszczególnymi zadaniami,

- planowania niezbędnych spotkań,

- organizacji pracy,

- dostępności informacji dot. projektów.

W całej teorii efektywnej współpracy, nie należy odbierać ważności tradycyjnego E-maila bowiem  dalej odgrywa ważną rolę ale nie do szybkiej i treściwej wymiany zdań. E-maile maja zastosowanie tylko do dłuższych konwersacji nienastawionych na szybką odpowiedź.

Znając fundament mamy nadzieję, że Twój zespół będzie równie dobrze skomunikowany jak nasz! Pamiętaj, co jakiś czas wracać do podstaw i przypominać je sobie, aby nie zgubić efektywnej komunikacji w gąszczu projektów.

Na podstawie: „Trello_Team_Productivity_Guide”