Co się dzieje na spotkaniach? Ważne aby na spotkaniu każdy mógł dodać coś od siebie i wszyscy byli skoncentrowani. Pomaga w tym daily scrum i jego techniki przygotowywania i wymogi. Złota zasadą spotkań jest nie przeciąganie spotkań z których nic nie wynika. Trzeba trzymać się określonej struktury dzięki której spotkanie odbędzie się szybko i będzie efektywne, a każdy wróci z niego pełny sił do dalszej pracy i zmotywowany.

4 kluczowe elementy efektywnych spotkań:

Agenda: Każde spotkanie powinno mieć agendę aby uniknąć nienależycie spożytkowanego czasu i utrzymywać spotkania produktywne. Mając to na uwadze każda agenda powinna zawierać demokratyczny proces gdzie każdy członek zespołu może zaznaczyć o czym chce dyskutować(przed spotkaniem), budując tym samym strukturę w której każdy głos ma znaczenie.

Przywódca: Aby osiągnąć największą efektywność spotkania powinny mieć wyznaczonego przywódcę, który przedstawia ostateczną agendę, pilnuje czasu, upewnia się czy wszystko o czym zespół miał porozmawiać zostało zrealizowane i ucina tematy, których na spotkaniu nie należy poruszać.

Skryba:  Powinna być wyznaczona osoba, która notuje podczas spotkania, pomoże to osobom, które na spotkaniu nie mogły być nadrobić zaległości, a także w każdym momencie będzie można odświeżyć sobie co takiego zostało poruszone na spotkaniu.

Plan rozwiązania: Spotkanie jest bezcelowe jeśli spełniliśmy wszystkie warunki opisane powyżej ale nie ma osoby która by wyegzekwowała ustalone postanowienia. Skryba lub przywódca powinni po spotkaniu sporządzić listę tematów podsumowującą spotkanie, najlepiej z wyznaczonymi od razu zadaniami do zrobienia.

Na podstawie: „Trello_Team_Productivity_Guide”